Sistema de reservas para un bar pequeño: lo que uso yo

Para un bar pequeño, lo más útil de un sistema de reservas es tener todas las reservas en un solo sitio, lleguen por donde lleguen. En mi bar entran por teléfono, por mi web y por la app de TheFork, y todas las apunto en TheFork Manager, también las del teléfono, para evitar duplicadas y ver qué mesas quedan. Las del teléfono y la web no me cuestan comisión por comensal; las de la app, sí, pero me traen clientes que no me conocían. Te cuento cómo lo tengo montado desde noviembre de 2024.

Resumen rápido

Por dónde llegan	Lo que me cuesta (octubre de 2026)	Para qué me sirve
Teléfono	Sin comisión	Clientes habituales
WhatsApp	Sin comisión	Consultas sencillas
Mi web (reservas directas)	Sin comisión por comensal; la cuota del plan la pago igual	Quien ya me busca
Ficha de Google	Depende del canal por el que llegue la reserva	Quien me encuentra en Google
App de TheFork	Unos 2,60 € por comensal + IVA en mis cuentas, más la cuota	Clientes nuevos y turnos flojos

Uso TheFork (plan Performance) y también vendo por Glovo y con reparto propio. TheFork no ha revisado este artículo ni me paga nada.

Las vías por las que llegan las reservas

Teléfono y WhatsApp

Muchos de mis clientes habituales prefieren llamar o escribir directamente. Las reservas del teléfono no me cuestan comisión por comensal, y las consultas sencillas las sigo resolviendo por teléfono o por WhatsApp. Si las apuntas en un papel con prisa en mitad del servicio, es fácil que una reserva se pierda o que des la misma mesa dos veces.

Tu web

Las reservas que entran por mi web con el sistema de reservas directas de TheFork Manager no pagan comisión por comensal. La cuota del plan la pago igual: 35 € + IVA al mes en mi caso.

La ficha de Google

En el Perfil de Empresa de Google se puede activar la reserva de dos formas, según la ayuda de Google: con un proveedor de reservas asociado a Google o añadiendo un enlace propio. Google avisa: “Cuando reservas a través de Google, tu proveedor podría cobrarte”. En mi caso depende del canal por el que llegue la reserva y del plan, así que antes de hacer cuentas compruebo si viene directamente de mi bar o de un canal de captación de TheFork.

La app de TheFork

Es la vía en la que sé seguro que pago por cada cliente: en mis cuentas, unos 2,60 € por comensal más IVA, además de la cuota. Esos 2,60 € son el coste efectivo que uso a partir de mi contrato, que depende del ticket medio; no es una cifra copiada de una factura. A cambio, algo más de la mitad de los que reservan por ahí no conocían el bar. Las cuentas completas están en cuánto cobra TheFork a un restaurante.

Teléfono0,00 € Mi web0,00 € App de TheFork3,15 €

Coste efectivo que uso en mis cuentas, a fecha de octubre de 2026: 2,60 € + 21 % de IVA por comensal en las reservas de la app. La cuota del plan (42,35 € con IVA) se paga igual por cualquier vía y no está en esta gráfica.

Qué hace un sistema de reservas en mi bar

Todas las reservas, también las que me hacen por teléfono, las meto en TheFork Manager para evitar duplicadas. Antes de aceptar una reserva veo qué mesas tengo ocupadas y qué disponibilidad queda. Ya no dependo de una libreta para organizar las reservas, aunque mantengo una solución de respaldo por si hay un problema técnico.

Un sistema así no tiene por qué ser TheFork. Lo importante es que haya un único sitio donde mirar, y que quien coja el teléfono apunte ahí, no en un papel aparte.

Al guardar el nombre y el teléfono de quien reserva estás tratando datos personales, y el Reglamento General de Protección de Datos (artículo 13) obliga a informar a esa persona de quién guarda sus datos y para qué. La Ley Orgánica 3/2018 (artículo 11) permite dar una información básica y remitir a otro sitio donde esté el resto. Esto es información general, no asesoramiento legal: consúltalo con tu gestoría o con quien te lleve la protección de datos.

Los no shows: las mesas que reservan y no vienen

Un no show es el cliente que reserva y no se presenta sin avisar. Al principio tenía algunos problemas con esto. Ahora me fallan unas dos o tres reservas al mes, aunque varía. Lo que hago:

• Envío recordatorios.
• Pido tarjeta de garantía solo en algunas reservas: grupos grandes o fechas de mucha demanda. No la pido en todas, porque no quiero poner demasiadas trabas a los clientes.

Una mesa reservada que se queda vacía no es solo una venta perdida: también es una mesa que no pudo reservar otro.

Cuándo compensa una plataforma de reservas

A mí me compensa TheFork para llenar los turnos flojos entre semana, sobre todo de martes a jueves entre las 20:00 y las 21:30, y para que me conozca gente nueva. Los viernes y sábados ya tengo movimiento y dependo menos de las promociones.

Si tu bar se llena solo con habituales y con el teléfono, una plataforma te cuesta dinero por clientes que quizá vendrían igual. Si tienes turnos con mesas vacías, la cuenta puede salir. Haz la cuenta completa: comisión, cuota y descuentos. En mi caso, si cargo toda la cuota a los comensales de la app, cada uno me cuesta como mucho unos 3,47 € sin descuentos y 4,74 € con ellos; en realidad la cuota también paga el programa que uso para las reservas del teléfono y la web. Un pedido de Glovo de 22 € me cuesta 7,99 €, como cuento en cuánto cobra Glovo a un restaurante. Si también haces delivery, la guía de delivery con plataformas tiene la otra mitad de las cuentas.

Mi experiencia

Me di de alta en TheFork en noviembre de 2024 porque quería llenar los turnos flojos entre semana y conseguir clientes nuevos. No buscaba sustituir las reservas que ya me llegaban directamente. Pedí información en su web y después me llamó un comercial.

Con las promociones he aprendido a explicar bien las condiciones. Una vez, una reserva de seis personas con un 20 % de descuento creía que el descuento incluía las bebidas, y solo cubría algunos platos. Hubo que revisar la reserva al cobrar y se generó tensión. Ahora explico cada oferta con claridad, en la plataforma y por teléfono.

Si empezara de nuevo, negociaría las condiciones antes de firmar, comprobaría la permanencia y mediría cada promoción por separado.

Preguntas frecuentes

¿Qué sistema de reservas necesita un bar pequeño?

Uno en el que estén todas las reservas, lleguen por donde lleguen. Yo uso TheFork Manager porque además me trae clientes nuevos, pero lo importante es no tenerlas repartidas entre el teléfono, el WhatsApp y un papel.

¿Cuesta dinero el botón de reservar de Google?

Google permite usar un proveedor de reservas asociado o poner un enlace propio. Si reservan a través de un proveedor, la ayuda de Google avisa de que el proveedor podría cobrarte. Pregunta al tuyo cómo factura esas reservas.

¿Pagan comisión en TheFork las reservas por teléfono?

En mi caso, no: las del teléfono y las de mi web no pagan comisión por comensal, aunque la cuota se paga igual. Yo las apunto en TheFork Manager para tener todo en el mismo sitio.

¿Cómo evito los no shows en un bar?

Yo envío recordatorios y pido tarjeta de garantía en grupos grandes y fechas de mucha demanda. Con eso, me fallan unas dos o tres reservas al mes.

Siguiente paso

Apunta durante una semana por dónde te llega cada reserva y cuántas no se presentan. Si piensas en una plataforma, lee antes cuánto cobra TheFork a un restaurante y haz la cuenta con tus mesas.